資料づくりの失敗例【伝わらない資料・文章】

資料づくりをしているとき、「自分では上手くできた！」と思っても、あまり評価されないことがあります。

今回は、資料づくりにおいてあまり評価されない文章をご紹介したいと思います。

ご参考になれば、幸いです。

１．自分の書きたいことを書いてしまう

自分で入念に調べたこと、自分の書きたいことなど自分が力を入れたことはつい読者にも伝えたいと思います。

しかし、読者はそれを求めていないことも少なくありませんし、結局何を伝えたいのかわからなくなってしまいます。

例えば、「ワードのコメントの消し方」について調べているのに、作者はコメントのつけ方についてこだわりがあり、ひたすらにコメントのつけ方について説明されたら、鬱陶しいですよね。

なので、細かな点を調べておくのは良いとしても、何をどの程度、伝えるべきか簡潔にまとめて、不要な箇所は大幅にカットおくようにしましょう。場合によっては、調べたところは資料に掲載せずに口答で済ませた方が良いこともあります。

資料づくりをすると、どうしても読者に正確に伝えないといけないと思いますので、どんどん前置きが長くなってしまいます。

前置きが長いと、結局何を伝えたいのかわからなくなるし、聞く方も疲れてきてしまいます。なので、前置きは極力、短めにするようにしましょう。

また、資料構成としては、テーマ→結論→補足事項（前置き）というように、先に結論を伝えてから補足事項として前置きを記載した方がすっきりする場合もあるので、ご参考ください。

「２．前置き長めの文章」にもかかわるところですが、文章が長いと非常に読みにくいです「～についてですが、～である場合、～であるとき、～であるので、～だ。」などのように一文にいろいろと盛り込みすぎていると、何を伝えたいのか理解しにくくなります。そうならないためにも短文で簡潔にまとめるようにしましょう。

なお、文章の長さは、一概にどの程度が適切なのか言い表せません。しかし、およそ40~60字程度を意識し、長くても100字におさめた方が読みやすいです。

また、世間的には、一文一義（一文一意）というものがあり、一つの文章で伝えるべき情報は１つというような文章技法があります。もし、ご自身で作成した文章にいろいろな内容を盛り込みすぎていたら、二文三文にわけてみるのも良いかもしれません。

資料づくりの前提として、読者がいます。読者は必ずしも作者を受け入れてくれるわけではなく、作者自身が読者を飽きさせない工夫が必要です。

私自身もまだまだ十分とは言えませんが、本記事が資料づくりのご参考になれば幸いです。